Datenschutz für Microsoft Online Services
Auf welche Weise benachrichtigt Microsoft seine Kunden, falls Microsoft gerichtlich dazu aufgefordert wird, Kundeninformationen offenzulegen?
Microsoft ist der Meinung, dass Kunden selbst die Kontrolle über ihre Daten behalten sollten. Wenn also Vollzugsbehörden Microsoft direkt nach Daten fragen, die es im Namen seiner Unternehmenskunden auf seinen Systemen hostet, versucht Microsoft soweit wie möglich die rechtlichen Prozesse an den Kunden weiterzuleiten, damit dieser selbst entscheiden kann, wie er reagieren möchte. Obwohl dies auf der Grundlage von internen Richtlinien die Position von Microsoft darstellt, wird es nicht immer möglich sein, die Anfrage an den Kunden weiterzuleiten, insbesondere dann, wenn die Rechtslage es den Vollzugsbehörden erlaubt, die Daten direkt von Microsoft zu verlangen.
Wenn Microsoft gezwungen ist, stattzugeben, unternimmt es kommerziell angemessene Anstrengungen, den Kunden darüber zu benachrichtigen, dass seine Daten angefordert wurden, vorausgesetzt, eine solche Benachrichtigung ist rechtmäßig. Die Benachrichtigung bietet dem Kunden die Möglichkeit, zum Schutze seiner Daten einzugreifen. Es kann jedoch vorkommen, dass es Microsoft rechtlich nicht gestattet ist, eine Benachrichtigung weiterzugeben. Wenn es darüber hinaus keinen stichhaltigen Grund gibt, warum Microsoft dem legalen Prozess widersprechen sollte, müssten die Freigabeforderung erfüllt werden.
Microsoft stellt Kundendatensätze nur dann zur Verfügung, wenn es rechtlich dazu verpflichtet ist, und beschränkt die Weiterleitung auf diejenigen Informationen, die es freigeben muss. Die einzige Ausnahme dieser Regel bestünde in Fällen, in denen die Informationsweitergabe an Vollzugsbehörden oder andere Parteien unter Umständen stattfindet, bei denen Microsoft in dem begründeten Glauben handelt, dass aufgrund eines Notfalls, bei dem ein Todes- oder Verletzungsrisiko besteht, die Daten unverzüglich offengelegt werden müssen.
Wie hilft Microsoft Kunden, die auf eine Anfrage auf den Zugriff auf Informationen im Rahmen eines Gerichtsverfahrens antworten müssen?
Microsoft Online Services-Kunden haben die Kontrolle über ihre eigenen Daten und sollten selbst in der Lage sein, auf die meisten elektronischen Anfragen auf den Zugriff auf Informationen im Rahmen eines Gerichtsverfahrens zu antworten. Microsoft bietet als Erweiterung einen Nachrichtenarchivierungsdienst, der Kunden hierbei unterstützen kann.
Manche Kunden müssen Sicherungskopien für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahren. Unterstützt Microsoft diese Funktionalität?
Ja. Dokumente, die gespeichert werden müssen, können auf einer SharePoint-Site als Teil des SharePoint Online-Dienstes gespeichert werden. Ferner können Archivierungslösungen, die mit dem Exchange Online-Dienst verknüpft sind, direkt von Microsoft beschafft werden. Die Archivierungslösungen stellen, wenn sie richtig konfiguriert sind, einen Datensatz mit allen E-Mails zur Verfügung, die von dem Exchange Online-Dienst eines Kunden gesendet oder empfangen wurden, und bieten die Möglichkeit, über Postfächer hinweg nach Informationen zu suchen und andere leistungsfähige Archivierungsfunktionen zu nutzen.
Microsoft speichert als Teil seiner Standardabläufe rollierend Sicherungskopien der in den Microsoft Online Services enthaltenen Daten für einen begrenzten Zeitraum. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass dies zum Zweck der Dienstkontinuitätssicherung geschieht und nicht anstelle einer Archivierungslösung benutzt werden sollte. Die Aufbewahrungsdauer der Sicherungskopien ist kurz und Sicherungskopien können in der Regel nicht wiederhergestellt werden.
